Radio Amateur Club Oostende vzw

Sportparklaan 6 00.01, 8400 Oostende

DATA PRIVACY BELEID

1.  Algemene informatie

1.1 Doel

Het doel van dit beleid is om u de nodige informatie te verstrekken over hoe de Operator omgaat met uw persoonsgegevens op basis van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) onder verwijzing 2016/679. 

1.2 Persoonsgegevens (art. 4 nr. 1 AVG)

Het onderwerp van gegevensbescherming is persoonsgegevens (hierna ook gegevens genoemd). Persoonsgegevens bevatten alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Deze gegevens omvatten bijvoorbeeld de naam, het adres, het beroep, het e-mailadres, de gezondheidsstatus, het inkomen, de burgerlijke staat, de genetische kenmerken, het telefoonnummer en, indien van toepassing, ook gebruikersgegevens zoals een IP-adres.

1.3 Controller (art. 4 nr. 7 AVG)

De Verwerkingsverantwoordelijke is de instantie die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het gebruik van deze websites, https://racoo.be, https://on4os.be, https://uba-ost.be en alle sub-domeinen (hierna “de website” genoemd), hier de Radio Amateur Club Oostende (hierna de Operator of Controller genoemd).

De contactgegevens zijn:
Voorzitter: Johan Vandenberghe
E-mail: voorzitter@racoo.be

1.4  Data Protection Officer

Mits wij een kleine vereniging zijn dienen wij geen DPO aan te stellen maar u kunt te allen tijde ons hiervoor contacteren via bestuur@racoo.be.

1.5 Recht tot bezwaar

Als u bezwaar wilt maken tegen de verwerking van uw gegevens door de Operator in overeenstemming met de bepalingen van dit privacy beleid, in het algemeen of voor individuele maatregelen, dient u dit te doen door contact op te nemen met de contactgegevens die in deze afdruk worden verstrekt. Houd er rekening mee dat in het geval van een dergelijk bezwaar, het gebruik van deze website en het verzoek van aangeboden diensten in sommige omstandigheden beperkt of zelfs onmogelijk kan zijn.

2. Werkingssfeer en doel van de gegevensverwerking, rechtsgrondslag, verstrekking van gegevens en periode van opslag

2.1 Toegang en gebruik van de website

Elke keer dat de website wordt geopend, worden gebruikersgegevens overgedragen door de toegang tot internetbrowser en opgeslagen in logbestanden (serverlogboekbestanden). Deze toegangsgegevens bevatten volgende gegevens:

  • Datum en tijdstip van het verzoek
  • Naam van de geopende website
  • IP-adres
  • Referentie URL (URL van oorsprong, van waaruit u bent aangekomen op de website)

De ontvankelijkheid van een dergelijke verwerking wordt geregeld door art. 6 para. 1 b) GDPR, waarin staat dat de verwerking rechtmatig is als het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is of om stappen te ondernemen op verzoek van de betrokkene alvorens een overeenkomst aan te gaan. De gegevens die door de Operator worden verwerkt, zijn vereist om u toegang te geven en tot het gebruik te maken van de website. Deze gegevens moeten noodzakelijkerwijs worden verwerkt tijdens het gebruik van een telemedium. Anders heeft u geen toegang tot de website.

De logbestanden worden door de Operator in geanonimiseerde vorm geanalyseerd om de website verder te verbeteren en gebruiksvriendelijker te maken, fouten sneller op te sporen en te corrigeren en de servercapaciteit te beheren. De Operator kan bijvoorbeeld de gewenste toegangstijden tot de website bepalen en zo de juiste gegevensvolumes beschikbaar stellen.

De wettelijke ontvankelijkheid van deze gegevensverwerking kan ook gebaseerd zijn op art. 6 Para. 1 f) GDPR, volgens welke verwerking rechtmatig is wanneer het noodzakelijk is om de rechtmatige belangen van de verantwoordelijke of een derde te beschermen, zolang deze belangen niet worden overschreven door de fundamentele rechten of vrijheden van de betrokkene, die de bescherming van persoonsgegevens vereisen. De rechtmatige belangen van de verwerkingsverantwoordelijke omvatten het aanbieden van een website om informatie en diensten via internet over te brengen. Het verstrekken van uw gegevens is noodzakelijk om een beroep te doen op de website van de operator. Het niet verstrekken van de gegevens betekent dat de website niet meer kan worden aangeroepen en de services van de operator niet kunnen worden gebruikt.

Uw IP-adres wordt verwijderd of geanonimiseerd nadat uw gebruik is beëindigd. Anonimisering betekent dat het IP-adres wordt gewijzigd, zodat het niet kan of kan alleen met een onevenredige investering van tijd, kosten en arbeid worden toegeschreven aan een bepaalde of geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

2.3 Contactformulier en e-mail met één klik

Deze website bevat een contactformulier als u contact wilt opnemen met de Operator. In dit formulier moet u de volgende informatie verstrekken:

  • Familienaam
  • Voornaam
  • Roepnaam
  • Adres: Straatnaam en nummer, Postcode, Stad
  • Provincie
  • Vaste telefoon (indien van toepassing)
  • Mobiele telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • E-mail
  • Onderwerp
  • Bericht

Op sommige plaatsen op de website heb je de mogelijkheid om met een muisklik een e-mailbericht te openen dat naar de Operator is gericht. Als afzender gebruikt dit bericht automatisch het e-mailadres dat is gekoppeld aan het e-mailprogramma dat u gebruikt. Als u niet wilt dat uw e-mailadres op deze manier wordt aangeroepen, dan dient u de instellingen in uw e-mailprogramma te wijzigen. Als u niet wilt dat uw e-mailadres op deze manier wordt opgehaald, dan dient u dit wijzigen in de instellingen van uw e-mailprogramma.

De wettelijke ontvankelijkheid van deze gegevensverwerking is gebaseerd op art. 6 Para. 1 b) GDPR, volgens welke verwerking rechtmatig is wanneer het noodzakelijk is om een overeenkomst te vervullen waarbij de betrokkene partij is of om stappen te ondernemen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst. Als u de gegevens niet verstrekt, u geen bericht naar de operator verzenden. Persoonsgegevens die tijdens de communicatie worden verwerkt, worden na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijnen verwijderd indien de verwerkingsverantwoordelijke geen gerechtvaardigd belang heeft bij verdere bewaring. In ieder geval worden gegevens alleen bewaard als ze echt nodig zijn voor het overeenkomstige doel. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd.

De persoonsgegevens die voor reclamedoeleinden worden verwerkt, worden verwijderd, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke een gerechtvaardigd belang heeft bij verdere opslag. In ieder geval zullen alleen die gegevens blijven worden opgeslagen die eigenlijk absoluut noodzakelijk zijn om het overeenkomstige doel te bereiken.

2.5 Ledeninformatie

De operator zal overeenkomstig de GDPR wetgeving en de wetgeving op VZW’s de noodzakelijke ledeninformatie bewaren ten einde zijn operationele taken te kunnen vervullen.

2.5.1 Bewaarde ledeninformatie

Volgende ledeninformatie wordt bewaard

  • Familienaam
  • Voornaam
  • Roepnaam
  • Adres: Straatnaam en nummer, Postcode, Stad
  • Provincie
  • Vaste telefoon (indien van toepassing)
  • Mobiele telefoonnummer
  • Geboortedatum
  • E-mail
  • Ledencategorie
  • Aankoophistoriek via de webshop

2.5.2 Bewaartermijn

Gedurende het lidmaatschap zullen deze gegevens bewaard blijven. Bij beëindiging van het lidmaatschap zal de informatie nog 90 dagen bewaard blijven en daarna verwijderd worden.

2.5.3 Beveiliging

De persoonsgevoelige data is geencrypteerd. 

2.4 Reclame

Als u hiermee hebt ingestemd of een wettelijke bepaling dit toestaat, gebruikt de Operator uw gegevens voor reclamedoeleinden. De wettelijke ontvankelijkheid van deze gegevensverwerking is gebaseerd op art. 6 Para. 1 f) GDPR, volgens welke verwerking rechtmatig is wanneer het noodzakelijk is om de rechtmatige belangen van de verantwoordelijke of een derde te beschermen, zolang deze belangen niet worden overschreven door de fundamentele rechten of vrijheden van de betrokkene, die de bescherming van persoonsgegevens vereisen.

Het gebruik van gegevens voor reclamedoeleinden vertegenwoordigt een gerechtvaardigd belang van de Operator in de zin van art. 6 Para. 1 f) GDPR. De Operator is afhankelijk van de actieve introductie van zijn diensten aan nieuwe en bestaande klanten. De persoonsgegevens die voor reclamedoeleinden worden verwerkt, worden verwijderd, tenzij de verwerkingsverantwoordelijke een gerechtvaardigd belang heeft bij verdere opslag. In ieder geval zullen alleen die gegevens blijven worden opgeslagen die eigenlijk absoluut noodzakelijk zijn om het overeenkomstige doel te bereiken.

2.5 Nieuwsbrief – CW’tje

U kunt zich abonneren op een e-mailnieuwsbrief (CW’tje genaamd) om aanvullende informatie over de Operator te ontvangen. We gebruiken een zogenaamde opt-in procedure om de nieuwsbrief te verspreiden. Dit betekent dat u moet inloggen op de website van de Operator en dat u  de expliciete nieuwsbrief die u per e-mail wilt ontvangen moet aanduiden (aanvinken). 

U kunt de nieuwsbrief op elk gewenst moment deactiveren door u aan te melden op de  Operator-website  en de expliciete nieuwsbrief te deactiveren (afvinken).

De wettelijke ontvankelijkheid van deze gegevensverwerking is gebaseerd op art. 6 para. 1 a) GDPR, volgens welke verwerking rechtmatig is wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van hun persoonsgegevens voor een of meer doeleinden. Het verstrekken van uw gegevens is vrijwillig en niet wettelijk voorgeschreven. Het niet verstrekken van de gegevens betekent dat u geen nieuwsbrief ontvangt. Uw gegevens worden verwijderd nadat u uw toestemming hebt ingetrokken, tenzij de controller een legitiem belang heeft bij verdere opslag. Dit kan het geval zijn als de Operator uw gegevens nog steeds moet opslaan vanwege een contract met u. In ieder geval zullen alleen die gegevens blijven worden opgeslagen die eigenlijk absoluut noodzakelijk zijn om het overeenkomstige doel te bereiken.

2.6 Gebruik van cookies

De Operator gebruikt cookies om gegevens te verzamelen en op te slaan. Cookies zijn kleine datapakketten die meestal bestaan uit letters en cijfers en worden opgeslagen in een browser wanneer u bepaalde websites bezoekt. Cookies stellen de website in staat om uw browser opnieuw te herkennen, om uw surfen te volgen via verschillende secties van een website en om u te identificeren als u de website later weer bezoekt.   Cookies bevatten gegevens die u persoonlijk kunnen identificeren.

Informatie die de Operator verkrijgt door het gebruik van cookies en kan voor volgende doeleinden worden gebruikt:

  • Herkenning van de computer van de gebruiker wanneer deze de website bezoekt
  • De browseactiviteit van de gebruiker op de website bijhouden
  • Verbetering van de gebruikerservaring van de website
  • Analyse van het gebruik van de website door de Operator
  • Deze website exploiteren
  • Fraude voorkomen en de beveiliging van de website verbeteren
  • Het aanpassen van deze website rekening houdend met de behoeften van de gebruiker

Cookies beschadigen uw computer op geen enkele manier. Ze bevatten geen virussen en ook niet toestaan dat de Operator om te bespioneren. Er zijn twee soorten cookies:

  • Tijdelijke cookies worden automatisch verwijderd wanneer u uw browser sluit (sessiecookies).
  • Permanente cookies hebben daarentegen een maximale levensduur van maximaal 1 jaar. Met dit type cookie kan uw computer worden herkend wanneer u de website later weer bezoekt.

Met behulp van cookies kan de Operator uw gebruiksgedrag volgen voor bovengenoemde doeleinden en dit tot een zekere extensie. Ze moeten u ook in staat stellen om uw surfen te optimaliseren op de website van de operator. 

De wettelijke ontvankelijkheid van deze gegevensverwerking kan ook gebaseerd zijn op art. 6 Para. 1 f) GDPR, volgens welke verwerking rechtmatig is wanneer het noodzakelijk is om de rechtmatige belangen van de verantwoordelijke of een derde te beschermen, zolang deze belangen niet worden overschreven door de fundamentele rechten of vrijheden van de betrokkene, die de bescherming van persoonsgegevens vereisen. Het gerechtvaardigd belang van de Operator ligt in de geoptimaliseerde presentatie van zijn website. Het verstrekken van de gegevens is noodzakelijk om zonder fouten toegang te krijgen tot de website van de Operator. Als u geen cookies accepteert of reeds ingestelde cookies verwijdert, kan dit leiden tot functionele beperkingen van de website.

3. Recht op toegang, recht op rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensportabiliteit

3.1 Recht van toegang (art. 15 AVG)

Op verzoek zal de Operator u informeren of hij gegevens over u verwerkt. De Operator streeft ernaar om snel te reageren op verzoeken om informatie.

3.2 Recht op rectificatie (art. 16 AVG)

U heeft het recht om zonder onnodige vertraging bij de Controller de rectificatie van onjuiste persoonsgegevens over u op te vragen.

3.3 Recht op verwijdering (art. 17 GDPR)

U heeft het recht om van de verantwoordelijke het wissen van persoonsgegevens betreffende u zonder onnodige vertraging te verkrijgen en de Verantwoordelijke heeft de verplichting om persoonsgegevens zonder onnodige vertraging te wissen wanneer een van de in art. 17 Para. 1 a)-f) AVG genoemde gronden van toepassing is.

3.4 Recht op beperking (art. 18 GDPR)

Je hebt het recht om te verkrijgen van de Controller beperking van de verwerking wanneer een van de voorwaarden vermeld in art. 18 Para. 1 a)-d) GDPR van toepassing is.

3.5 Recht op bezwaar (art. 21 AVG)

U hebt het recht om te allen tijde om redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die zijn gebaseerd op art. 6 para. 1 e) of f) GDPR inclusief profilering op basis van die bepalingen. De verantwoordelijke verwerkt uw persoonsgegevens niet langer, tenzij de verantwoordelijke dwingende legitieme gronden aantoont voor de verwerking die uw belangen, rechten en vrijheden overschrijven of als verwerking wordt gebruikt voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims.

Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden, heeft u het recht om te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke marketing, waaronder profilering voor zover deze verband houden met dergelijke direct marketing. Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor wetenschappelijke of historische onderzoeksdoeleinden of statistische doeleinden overeenkomstig art. 89 para. 1 AVG, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, tenzij de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een taak die om redenen van algemeen belang wordt uitgevoerd. Gebruik het contactadres in de afdruk voor uw bericht.

3.6 Recht op overdraagbaarheid van gegevens (art. 20 AVG)

U heeft het recht om informatie te ontvangen over uw persoonsgegevens die u aan een verwerkingsverantwoordelijke hebt verstrekt, in een gestructureerd, algemeen gebruiks- en machine leesbaar formaat en u hebt het recht om deze gegevens ongehinderd door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke van de verwerkingsverantwoordelijke waaraan de persoonsgegevens zijn verstrekt, zolang de verwerking is gebaseerd op toestemming op grond van art. 6 para. 1 a) GDPR. , Art. 9 Para. 2 a) GDPR of op een contract op grond van art. 6 para. 1 b) GDPR en als de verwerking op geautomatiseerde wijze wordt uitgevoerd.

4. Intrekking van uw toestemming

Als u uw toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens en deze heeft ingetrokken, blijft de verwerking tot het moment van deze opname onaangetast.

5. Recht om een klacht in te dienen

U heeft het recht om te allen tijde een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Niettemin, we raden om eerst contact opnemen met het bestuur van de vereniging  (bestuur@racoo.be).

6. Ontvangers

Gegevens verkregen als gevolg van de toegang tot en het gebruik van deze website en informatie die u verstrekt wanneer u contact maakt worden verzonden naar de server van de operator en daar opgeslagen. Uw gegevens kunnen worden doorgestuurd naar de volgende categorieën ontvangers:

  • Interne bestuursleden die betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens (bijv. ledenadministratie)
  • Vaste medewerkers die betrokken zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens

(Bijv. QSL managers, Webmaster, Netwerk en Infrastructuur verantwoordelijke)

  • Contractuele partners van de Operator (bijvoorbeeld shipping service providers, payment service providers,…)

7. Website links van derden

Als u deze website bezoekt, kan inhoud worden weergegeven die is gekoppeld aan de website van een derde partij. Vanaf dat ogenblik is het de verantwoordelijkheid van de gebruiker van de website om voorafgaand desgewenst zijn akkoord te verlenen om informatie van derden te aanvaarden.

De Operator heeft geen toegang tot de cookies of andere functionaliteiten die worden gebruikt door websites van derden en kan deze niet controleren. Dergelijke websites van derden zijn niet onderworpen aan de voorwaarden voor gegevens privacy van de Operator.